Hướng Dẫn Cách Viết Mail Xin Việc Đúng Chuẩn Hiện Nay

Ngày nay trong sự bùng nổ của thị trường thông tin toàn cầu đã tối ưu hóa nhu cầu của con người ở mọi lĩnh vực đời sống đều thông qua sự ra đời của internet. Ngay cả trong việc tìm kiếm việc làm cũng nhờ internet giúp con người có thể chọn lọc thông tin, hồ sơ phù hợp với nhu cầu của chính họ.

Gửi CV qua mail là phương pháp thay thế cho cách làm truyền thống buộc ứng viên phải đến tận công ty nộp CV hay gửi thư tay như trước. Đây được coi là một phương pháp hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí của cả phía tuyển dụng và ứng viên. Hiện nay, hình thức nộp CV qua mail được hầu hết các doanh nghiệp, công ty áp dụng.

Vậy nên, dù muốn hay không người ứng tuyển trước khi đến công ty để phỏng vấn trực tiếp cần phải gửi CV qua email cho đơn vị tuyển dụng. Do đó, các bạn ứng viên cần biết cách viết email gửi CV sao cho phía nhà tuyển dụng không bỏ qua hồ sơ của bạn.

Nếu thiếu bất kì một bước thực hiện nào trong trình tự gửi mail thì chắc chắn thư của bạn sẽ bị bỏ qua hoặc bị loại ngay từ vòng hồ sơ.

Nếu là một sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc viết CV xin việc thì bạn có thể lên internet để tìm các mẫu CV có sẵn. Có rất nhiều mẫu CV xin việc dành cho các đối tượng ứng viên và công việc khác nhau. Hãy lựa chọn một bản mà bạn ưng ý nhất, hợp lý nhất để sử dụng.

Khi đã lựa chọn được mẫu CV ưng ý nhất, bạn hãy bắt tay vào công đoạn tạo CV trực tuyến. Trên các website tìm việc hiện nay đều có sẵn mục tạo CV online bạn có thể lựa chọn sử dụng để tiết kiệm thời gian. Sau đó tạo CV theo trình tự thông thường để có một CV hoàn chỉnh trước khi tiến hành gửi cho nhà tuyển dụng.

: ấn tượng giúp chinh phục mọi nhà tuyển dụng

Cách gửi CV qua mail trên điện thoại thông minh hay trên máy tính cũng tương tự như nhau, phải đảm bảo được các tiêu chí về nội dung như sau:

Tên email là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào viết mail xin việc. Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình khi chọn tên email, đừng sử dụng những email kiểu girlcute@gmail.com hay tuandeptrai69@yahoo.com... mà hãy sử dụng những email có bao hàm họ tên của bạn, ngoài ra bạn có thể thêm các phần mở rộng khiến bạn tự hào như lĩnh vực chuyên môn, trường đại học, quê quán...

Một vài ví dụ về tên email chuyên nghiệp:

• huyennt@gmail.com
• minhduc.hr@hotmail.com
• oanhnguyen.hanoi@yahoo.com

Mặc dù tên hiển thị email là một trong những điều mà nhà tuyển dụng khá quan tâm, tuy nhiên khi viết email xin việc, các ứng viên lại thường xuyên gặp phải các lỗi như: không phải tên thật hoặc tên không được viết hoa. Mặc dù đây không phải là một lỗi quá lớn, nhưng hoàn toàn có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

: Chọn (Cài đặt) → Chọn (Tài khoản và Nhập)

: Chọn (chỉnh sửa thông tin)

: Bạn sửa tên hiển thị rồi (Lưu thay đổi)

Đối với tiêu đề mail trong hồ sơ xin việc, bạn cần lưu ý 2 trường hợp:

: Nhà tuyển dụng yêu cầu bạn ghi tiêu đề mail theo form có sẵn

Thông thường trong bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng sẽ hướng dẫn cụ thể ứng viên gửi mail đến địa chỉ "xxxx@gmail.com" với tiêu đề "Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Công ty" hay "Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Ngày tháng ứng tuyển" hoặc một tiêu đề nào khác. Việc của bạn là làm đúng theo hướng dẫn thay vì tự sáng tạo tiêu đề cho riêng mình.

: Nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu về tiêu đề mẫu email xin việc

Trong trường hợp này, bạn nên tham khảo một vài yêu cầu của các công ty khác. Về cơ bản thì tiêu đề mail xin việc thường đặt giống trong tình huống 1.

Về mặt nội dung của thư bạn sẽ phải cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là ai, tham gia ứng tuyển với vị trí, vai trò nào, có năng lực phù hợp với vị trí đó ra sao, bản thân sẽ thể hiện điều gì để đảm nhận tốt vai trò ấy!

Bạn đang gửi email cho một tổ chức, một nhà tuyển dụng có thể lớn tuổi hơn bạn, hãy dùng "Kính gửi" để thể hiện sự tôn trọng với họ. Trong nhiều trường hợp các nhà tuyển dụng dễ tính, bạn có thể dùng "Dear" thay vì "Kính gửi".

Cuối thư, hãy gửi lời cảm ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển.

Những file đính kèm cần thiết trong mail là CV xin việc, đơn xin việc... Ngoài ra, bạn nên tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng để chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Hãy chú ý định dạng file PDF tránh việc để file ở dạng Word khi truyền tải qua PC khác có thể dẫn đến tình trạng lỗi font chữ khiến bạn mất điểm trong mắt các nhà tuyển dụng.

Với một chữ ký chuẩn sẽ cần có những thông tin cá nhân của bạn như: Họ tên, số điện thoại di động, còn một vài thông tin khác cũng có thể bổ sung như skype, website cá nhân,... Những thông tin này sẽ giúp cho các nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu cũng như lưu trữ thêm những thông tin về ứng viên.

Khi cần tới có thể dễ dàng kiểm tra lại và liên hệ với bạn một cách khẩn trương nhất!

: Vào (cài đặt). Trong tab (chung) → Chữ ký

: Trong khung chữ ký, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi ( )

• Cần đặt tên file rõ ràng cho CV trước khi gửi mail để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn theo quy tắc: "CV - tên ứng viên - vị trí ứng tuyển"
• Gắn dấu thư quan trọng để thư của bạn không bị gửi vào mục Spam
• Hãy sử dụng email có tên thật sự nghiêm túc để gửi CV
• Biết cách tạo tiêu đề email sao cho thu hút và ấn tượng nhất
• Phần nội dung thư không được trùng lặp 100% so với CV của bạn
• Nên trình bày ngắn gọn trong phần nội dung thư
• Tuyệt đối không được quên lời chào hỏi với nhà tuyển dụng và lời cảm ơn khi kết thư
• Ghi lại địa chỉ, cách thức liên hệ ở phần cuối thư
• Trình bày thư khoa học, thận trọng với tất cả các lỗi chính tả